Khi mà thương mại điện tử và giao dịch trực tuyến diễn ra ngày càng phổ biến. Để rút gọn và nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện các giao dịch được dễ dàng. Thì Nhà nước có những quy định về con dấu của doanh nghiệp cụ thể trong Luật Doanh Nghiệp 2020. Ngoài con dấu truyền thống thì chữ ký số đóng vai trò như là con dấu điện tử và có đầy đủ giá trị pháp lý.

1.Chữ ký số “con dấu điện tử “ của doanh nghiệp?

Có khá nhiều khái niệm từ chuyên môn đến thực tiễn về chữ ký số. Tuy nhiên, để bạn dễ dàng hình dung chữ ký số là gì thì bạn có thể hiểu nôm nha như sau: là một dạng chữ ký điện tử đã được mã hóa thông tin, dữ liệu. Nhằm xác định danh tính người gửi và người ký dữ liệu, cũng như khẳng định dữ liệu có bị thay đổi hay không.

Chữ ký số còn đóng vai trò là con dấu điện tử của doanh nghiệp trong các giao dịch thương mại điện tử. Nó chứa các thông tin của doanh nghiệp như: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại và người đại diện pháp lý … Và thường được lưu dưới dạng USB TOKEN được bảo vệ bằng nhiều lớp mật khẩu nên có tính bảo mật cao.

Với những lợi ích thiết thực mà chữ ký số mang lại. Chúng trở thành một công cụ không thể thiếu trong các giao dịch kê khai nộp thuế, hải quan trực tuyến, hóa đơn điện tử, … phù hợp với các hoạt động thực tiễn hiện nay.

2. Làm sau để phân biệt văn bản có chữ ký số

Việc phân biện văn bản có chữ ký số hay con dấu điện tử thì doanh nghiệp có thể tham khảo một số thông tin sau:

 Cách 1: Sử dụng “Signature Panel” để kiểm tra

Trước tiên tra chuột vào Signature Panel bên phải màn hình, thanh menu Digital Panel sẽ được hiển những chữ ký số có trên hợp đồng hay một văn bản nào đó.

Nhấp double chuột vào vị trí chữ ký số muốn kiểm tra và di chuyển chuột vào Signature Detail để thực hiện kiểm tra certificate chữ ký số trên hợp đồng. Cũng như các thông tin ngày ký giờ ký.

Cách 2: Kiểm tra bằng việc click chuột trực tiếp vào chữ ký số.

Di chuyển chuột vào chữ ký số cần kiểm tra nhấn vào thanh menu Signature Validation Status thì các thông tin trạng thái liên quan về chữ ký số hiển thị ra như hợp đồng toàn vẹn, cũng như các thông tin ngày ký giờ ký.

Di chuyển chuột đến Signature Properties chọn Show Certificate và chọn tiếp Certificate Details sẽ hiển thị ra các thông tin như chứng thư số, đơn vị cung cấp và hiệu lực của nó

Ngoài việc kiểm tra các thông tin chữ ký số trên hợp đồng thì doanh nghiệp có thể kiểm tra thêm những thông tin như:

• Có đầy đủ chữ ký số của các bên
• Hợp đồng toàn vẹn thông tin, không bị chỉnh sửa  tính từ thời điểm thực hiện ký số
• Đại diện người thực hiện ký số hợp pháp theo quy định

Trên đây là một số thông tin chia sẻ về chữ ký số hay “con dấu điện tử” của doanh nghiệp, hy vọng với những thông tin này có thể mang đến những kiến thức hữu ích cho bạn.